Я засновниця Pivona, тому Pivona — в таблиці. Старалась бути чесною, але це мій продукт — враховуйте це.
П’ять інструментів для обліку клієнтів фрілансера — Google Sheets, Notion, HoneyBook, Bonsai і Pivona — порівняні за ціною, мовою, нагадуваннями, документами і чесними мінусами кожного.
Pivona — CRM для фрілансерів на українському ринку, розроблена для обліку ФОП і клієнтів у гривні.
Порівняльна таблиця
| Google Sheets | Notion | HoneyBook | Bonsai | Pivona | |
|---|---|---|---|---|---|
| Кому підходить | 1–3 клієнти, $0 | хто любить будувати | англомовні клієнти | англомовні клієнти | ФОП, укр. ринок |
| Ціна | безкоштовно | безкоштовно / платні плани | платна (ціну див. на honeybook.com) | платна (ціну див. на hellobonsai.com) | ₴1290/міс |
| Українська | так (ти пишеш сама) | інтерфейсу українською немає | ні | ні | так |
| Картка клієнта | ні (рядок у таблиці) | немає (треба будувати) | так | так | так |
| Дохід по клієнту | вручну, формулами | вручну, формулами | так | так | так |
| Рахунки й акти | вручну | вручну | так (англ., USD) | так (US-формат) | так |
| Follow-up нагадування | ні | нагадування на дату ставиш сама | так | так | так |
| Документи ФОП | вручну | вручну | ні (продукт для західного ринку, ФОП-обліку не передбачено) | ні (продукт для західного ринку, ФОП-обліку не передбачено) | так |
| Експорт даних | так (це твій файл) | так | так | так | CSV по розділах; одним архівом — ні |
Що чесно проти кожного
Google Sheets. Безкоштовна і повністю під контролем. Але не нагадає про follow-up, не покаже дохід по клієнту автоматично, не надішле рахунок. Усе — вручну. Працює, поки клієнтів мало і голова тримає.
Notion. Гнучкий, але пустий. Не знає, що таке клієнт, оплата чи дедлайн, доки не побудуєш. Три ознаки, що Notion пора міняти, — у попередній статті.
HoneyBook. Зроблений під західний ринок: контракти, invoices, proposals — англійською і в доларах. Для ФОП-обліку не підходить. Ціна зростає з кількістю проєктів.
Bonsai. Аналогічно — US-формат документів, платіжна логіка в доларах. Якщо клієнти англомовні — працює. Якщо українські — доведеться дублювати документи.
Pivona. Три речі проти:
Немає перенесення однією кнопкою. Клієнтів, лідів, задачі, послуги й витрати можна вивантажити в CSV — кожен розділ окремо. А от зібрати весь акаунт одним архівом і віддати його іншій системі — ні. Якщо вирішиш піти, доведеться зводити файли вручну.
Продукт у beta з 2026 року. Відгуків користувачів поки немає, і я не стану їх вигадувати.
Ціна — ₴1290/міс. Дорожче за Google Sheets (безкоштовно) і порівнянно з західними аналогами, які мають більший набір інтеграцій.
Pivona тобі не підходить, якщо
- Тобі потрібна міграція одним рухом — CSV по розділах є, але зібрати весь акаунт одним архівом і залити в іншу систему не вийде.
- Ти працюєш офлайн — Pivona працює лише у браузері, офлайн-режиму немає.
- Тобі потрібна інтеграція з бухгалтерією — прямого зв’язку з BAS, M.E.Doc або іншим бухгалтерським софтом немає.
- Клієнти англомовні — HoneyBook чи Bonsai зроблять краще: контракти, invoices, proposals — англійською і з першого дня.
Чого таблиця не покаже
Таблиця порівнює функції. Але інструмент кидають не через функції, а через те, що він не вписався в день.
Клієнт бачить: швидку відповідь, структурований звіт, акуратний рахунок — і не знає, чим це зроблено.
Йому все одно, CRM це чи таблиця. Але тобі — ні, бо ти знаєш, скільки часу це забирає.
Три питання, щоб обрати за дві хвилини
1. Скільки у тебе активних клієнтів?
Один-три, і жодного не загубила → Google Sheets достатньо. Не переплачуй за те, що голова ще тримає.
П’ять і більше, або є ліди, яких ведеш паралельно → потрібна система з нагадуваннями і карткою клієнта.
2. Якій частині клієнтів потрібні документи ФОП?
Усім або більшості → Google Sheets (безкоштовно, але все вручну) або Pivona (платно, але рахунки й акти з даних, що вже є).
Нікому, клієнти англомовні → HoneyBook або Bonsai. Обидва зроблені під західний ринок: контракти, invoices, proposals — англійською і в доларах.
Мікс → для англомовних — HoneyBook/Bonsai, для українських — Sheets або Pivona. Універсального рішення немає.
3. Скільки часу готова витратити на налаштування?
Нуль → готова система (HoneyBook, Bonsai, Pivona). Відкрила — працюєш.
Є вечір і подобається будувати → Notion. Але чесно: якщо три ознаки з попередньої статті вже впізнані — побудуєш і кинеш знову.
Що стоїть за стовпчиком «Pivona»
Pivona в цій таблиці моя, і на слово мені вірити не треба. Два екрани з демо-кабінета — щоб «так» у клітинках можна було перевірити очима. Числа на них демонстраційні.
Рядки «Картка клієнта», «Дохід по клієнту» і «Рахунки й акти». Рахунок виставляється з картки, оплата позначається на ньому, і сума по клієнту складається сама — без формули, яку треба не забути оновити.
Рядок «Follow-up нагадування». У ліда є етап воронки й лічильник днів у статусі. Раз на добу система перевіряє воронку, підказує момент для наступного повідомлення й готує чернетку. Надсилаєш сама.
Скрінів решти чотирьох інструментів тут не буде: я не веду в них роботу щодня, і показувати чужий продукт із чужих матеріалів — це вже не порівняння, а переказ. У кожного з них є власний сайт, де видно те саме.
